Desde Jubera & Jubera advertimos que las pequeñas y medianas empresas deben adaptarse a un importante paquete de normas que profundizan en la digitalización y la transparencia. Entre las obligaciones administrativas clave destacan el control estricto de la jornada laboral, la protección de datos, la facturación electrónica y reglas específicas para el teletrabajo.  

¿Tienes una PYME y quieres saber al detalle las principales exigencias normativas? ¡Sigue leyendo! 

Registro horario y control laboral 

Si bien no se trata de una novedad, conviene recordar que las empresas deben implantar un registro diario de jornada para todos los trabajadores. Y sin excepción. El Ministerio de Trabajo recuerda que «el registro horario se aplica a la totalidad de trabajadores […] a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño».  

En la práctica esto significa que cada empleado debe fichar al iniciar y al terminar su jornada, utilizando sistemas digitales (apps o plataformas telemáticas) que reflejen con precisión esos momentos. Además, la empresa está obligada a conservar todos los registros durante al menos 4 años para posibles inspecciones.  

¡Recuerda! El incumplimiento de estas reglas puede acarrear sanciones laborales y administrativas. 

Protección de datos personales (RGPD y LOPDGDD) 

Las PYMEs que traten datos de clientes, proveedores o empleados deben cumplir el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD). En la práctica esto implica adoptar diversas medidas: 

- Adaptación al RGPD/LOPDGDD: aplicar los principios de transparencia y limitación del tratamiento. Hay que informar a las personas (clientes o empleados) sobre qué datos se recogen y con qué finalidad, recabando consentimiento cuando sea necesario. 

- Derechos de los interesados: garantizar que cualquier persona pueda ejercer sus derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación/supresión, oposición y portabilidad) en los plazos y formas legalmente previstos. 

- Seguridad y notificaciones: implantar medidas técnicas (cifrado, copias de respaldo, control de accesos, etc.) y organizativas para proteger los datos. En caso de brecha de seguridad, notificarla a la Agencia Española de Protección de Datos en un máximo de 72 horas desde su detección, siguiendo los formularios oficiales de la AEPD. 

- Delegado de Protección de Datos (DPD): designar un DPD si la actividad lo exige (por ejemplo, tratamiento de datos sensibles a gran escala).  

Mantenerse al día en esta materia evita sanciones económicas y refuerza la confianza de clientes y trabajadores. ¡No lo olvides! 

Uso obligatorio de factura electrónica 

Como insistimos en entradas anteriores, la factura electrónica es obligatoria para las empresas españolas. Pero hay una actualización: la Ley Antifraude (R.D. 254/2025) introduce requisitos técnicos muy exigentes al software de facturación. Desde el 29 de julio de 2025 los fabricantes deberán certificar sus programas.  

Además, a partir del 1 de enero de 2026 todas las sociedades estarán obligadas a utilizar únicamente software adaptado al Reglamento Verifactu. En concreto, «las empresas deberán emplear software certificado que incluya funcionalidades específicas (QR, firma electrónica, huella digital, ficheros XML-VERI) y que permita el envío automático de cada registro de facturación a Hacienda». En la práctica, esto significa instalar sistemas de facturación homologados por la Agencia Tributaria. 

- Facturación B2B electrónica: emitir y recibir todas las facturas en formato electrónico según el estándar Facturae, conservando copia válida digitalmente. 

- Software certificado: usar programas de facturación oficialmente certificados por Hacienda (Verifactu). Desde julio de 2025 sólo podrán comercializarse soluciones adaptadas y desde enero de 2026 las empresas solo podrán utilizar dichas herramientas. 

- Envío a la Administración: cuando se facture a la administración pública, es obligatorio remitir la factura vía FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas). 

Cumplir con la facturación electrónica obliga además a llevar un control riguroso de datos contables integrados con la AEAT, facilitando la gestión del IVA y las inspecciones fiscales. 

Teletrabajo: registro de jornada y desconexión digital 

Para el personal en teletrabajo, las normas laborales españolas refuerzan derechos y obligaciones. En este sentido, la Ley 10/2021 de trabajo a distancia equipara en protección al teletrabajador con el empleado en oficina. En materia de jornada, se subraya que «el sistema de registro horario […] deberá reflejar fielmente el tiempo que la persona trabajadora que realiza trabajo a distancia dedica a la actividad laboral», incluyendo inicio y fin de jornada. En otras palabras, las horas de teletrabajo se fichan exactamente igual que en la empresa. 

Otras normativas administrativas relevantes 

Además de lo anterior, las PYMEs deben cumplir otras obligaciones contables y legales generales: 

- Cuentas anuales: las sociedades mercantiles (S.A., S.L., etc.) deben elaborar sus cuentas anuales según el Plan General Contable y depositarlas electrónicamente en el Registro Mercantil dentro de los plazos legales (generalmente, aprobación en junta antes de junio y depósito antes del 30 de julio). El incumplimiento puede acarrear sanciones económicas e incluso revocación del NIF. 

- Prevención de blanqueo: al presentar las cuentas se debe adjuntar el formulario de identificación del “titular real” de la sociedad, conforme a la normativa antilavado vigente.  

- Administración Electrónica: desde hace años la ley obliga a relacionarse telemáticamente con la Administración (presentación de impuestos, contratos, comunicaciones laborales, etc.). La PYME debe utilizar certificados digitales válidos y sistemas como CL@VE o Contrat@ para estos trámites. Asimismo, quienes facturen a la Administración deben hacerlo exclusivamente por vía electrónica (Ley 39/2015 y Ley 25/2013). 

- Morosidad: respetar los plazos legales de pago (60 días en operaciones B2B o los pactados, máx. 90 días) según la Ley de Morosidad (Ley 3/2004, modificada en 2022) para evitar intereses de demora. 

En resumen, las obligaciones administrativas para las PYMEs en 2025 abarcan desde el control horario y las cuentas anuales hasta la gestión digital de facturas y la protección de datos. Y dado lo amplio y cambiante del marco normativo, es muy recomendable contar con asesoramiento especializado.  

Te ponemos al día 

Desde una firma de consultoría como Jubera & Jubera, te podemos ayudar a revisar los procedimientos internos y poner al día la empresa con todas estas exigencias. No dejes pasar los plazos legales y contacta con nuestros expertos para asegurar que tu pyme esté completamente adaptada a las nuevas obligaciones. 

Jubera & Jubera